Walne Zebranie OSP

Rozpoczynamy cykl mówiący o funkcjonowaniu organów kierujących pracami OSP i kontrolujących ich działalność. Przedstawimy zadania osób pełniących poszczególne funkcje w OSP, sposób ich sprawowania, organizację pracy i prowadzenie dokumentacji. Mamy nadzieję, że będą one pomocne w dobrym wywiązywaniu się z przyjętych zadań.

Przedstawimy, jak zorganizowana jest OSP i dlaczego właśnie tak. Jakie komórki organizacyjne ochotniczej straży muszą zostać powołane, a jakie mogą. Co jest naszym twardym obowiązkiem, a co tylko przyjemnym hobby. Od właściwej organizacji naszej OSP może bowiem zależeć nie tylko sprawność jej działania, ale również to, jak będziemy postrzegani przez czynniki zewnętrzne, a co za tym idzie – czy i jak nasza OSP będzie dysponowana (przez PSK) do akcji ratowniczych.

Statut i struktura

Podstawą działania stowarzyszenia ochotnicza straż pożarna jest statut, zazwyczaj oparty na wzorcowym statucie, jaki można znaleźć na przykład na internetowych stronach oddziałów wojewódzkich Związku OSP RP. Każdy członek OSP powinien znać statut. W praktyce różnie z tym bywa. Zaabsorbowani działalnością ratowniczą często zapominamy, że – mimo iż jesteśmy ochotnikami –obowiązują nas statutowe przykazania, do przestrzegania których zobowiązaliśmy się, składając strażackie ślubowanie.

Każda OSP jest zorganizowana według struktury opisanej w statucie. Oto przykład struktury organizacyjnej stowarzyszenia ochotnicza straż pożarna. Mogą być do niego wprowadzane rozmaite modyfikacje, ale pewne jego składniki są stałe i niezbędne do prawidłowego funkcjonowania straży. Dowolność dotyczy zwłaszcza niektórych członków zarządu i zakresu ich uprawnień.

Według wzorcowego statutu OSP, organami OSP są: walne zebranie, zarząd i komisja rewizyjna, umieszczone w przykładowej strukturze na trzech najwyższych poziomach. Są to organy kolegialne, czyli składające się z więcej niż jednej osoby, w których decyzje zapadają większością głosów. Walne zebranie prowadzi – wybierany każdorazowo – przewodniczący zebrania. Zarządem kieruje wybierany przez zarząd prezes. Natomiast komisja rewizyjna pracuje pod kierunkiem wybranego ze swego grona przewodniczącego.

Najwyższą władzą  OSP jest – jak w każdym stowarzyszeniu – Walne Zebranie Członków, w którym z głosem stanowiącym udział biorą wszyscy członkowie zwyczajni (nazywani czasem czynnymi), a z głosem doradczym (bez prawa głosowania) także członkowie honorowi i wspierający. Członkowie honorowi i wspierający nie tylko nie głosują, ale także nie mogą być wybierani do władz stowarzyszenia. Nie przewiduje się zebrań delegatów, bo zazwyczaj OSP liczą po kilkudziesięciu członków i nie zachodzi potrzeba wybierania delegatów.

Uchwały, absolutoria i odwołania

Do kompetencji, czyli wyłącznego prawa, walnego zebrania należy przede wszystkim podejmowanie uchwał o zmianach statutu i rozwiązaniu OSP oraz rozpatrywanie i zatwierdzanie dorocznych sprawozdań zarządu i komisji rewizyjnej z ich działalności. Z tym związane jest podejmowanie  ‒ na wniosek komisji rewizyjnej ‒ uchwał w sprawie udzielania absolutorium dla zarządu, czyli aprobata dla działań dotychczasowych i wyrażenie zgody na jego dalsze działanie. Walne zebranie na podstawie materiałów przedstawionych przez zarząd uchwala też roczny plan działalności i budżetu OSP oraz ustala wysokość składki członkowskiej. Dla walnego zebrania zastrzeżone też jest prawo nadawania osobom szczególnie zasłużonym dla OSP członkostwa honorowego. Należy tu zaznaczyć, że wzorcowy statut nie przewiduje spotykanej w niektórych OSP godności „honorowego prezesa”.

Walne zebranie, jako najwyższa władza stowarzyszenia, ma prawo rozpatrywania odwołań od decyzji zarządu. Odwołania takie – adresowane do walnego zebrania członków OSP ‒ składa się na ręce zarządu, który ma obowiązek wprowadzenia ich pod obrady najbliższego walnego zebrania. Walne zebranie ma także prawo (i obowiązek) rozpatrywania także innych spraw i wniosków, zgłoszonych przez członków OSP przed, a także w trakcie zebrania. Do jego wyłącznej decyzji pozostawiono także podjęcie uchwały o wstąpieniu (przy uchwalaniu statutu) bądź wystąpieniu ze Związku OSP RP. Do niego też należy decyzja o ewentualnym zaprzestaniu działalności i rozwiązaniu OSP. Jest to prawo niezbywalne, to znaczy walne zebranie nie może przekazać takiego uprawnienia, np. zarządowi.

Walne zebranie zajmuje się także działalnością materialną. Do jego kompetencji zastrzeżono podejmowanie uchwał w sprawie nabycia i zbycia nieruchomości oraz ich obciążeniu (czyli poręczania kredytów hipoteką nieruchomości), a także o nabyciu i zbyciu środków trwałych, a także podejmowanie uchwał w sprawie przyjęcia spadków i darowizn. Ważną sprawą jest to, że jedynie walne zebranie może określić rodzaj i zakres prowadzonej przez OSP działalności gospodarczej. Zarząd w tym przedmiocie może się poruszać tylko w zakresie dozwolonym przez walne zebranie. Nie dotyczy to działalności statutowej, określonej w statucie każdej OSP, zarejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Rozliczenie pracy i wybór władz

Walne zebranie członków OSP zwoływane jest raz w roku jako zebranie sprawozdawcze, a na zakończenie określonej w statucie kadencji – jako zebranie sprawozdawczo-wyborcze. To ostatnie różni się od zebrania sprawozdawczego jedynie tym, że oprócz sprawozdania z działalności stowarzyszenia, wybiera się na nim nowy skład zarządu i komisji rewizyjnej, gdyż z mocy prawa organy te w starym składzie kończą kadencję i przestają istnieć. W razie potrzeby można także zwołać nadzwyczajne walne zebranie, poświęcone najczęściej jakiemuś ważnemu tematowi bieżącemu. Tryb jego zwołania przewiduje statut OSP. W niektórych OSP nadzwyczajne walne zebrania  zwołuje się w połowie roku, żeby przedstawić członkom wyniki półrocznej działalności OSP i poznać ich zdanie na temat  prowadzonej działalności. Zebranie nadzwyczajne obraduje wyłącznie na temat określony przez organ je zwołujący (np. zmiany w statucie). Zebranie takie jest władne do  podejmowania uchwał na ten temat. Nie przewiduje się natomiast dodawania innych tematów w trakcie zebrania.

Na dorocznych zebraniach sprawozdawczych wszyscy zebrani członkowie OSP dokonują rozliczenia (merytorycznego i finansowego) pracy zarządu i komisji rewizyjnej. Przyjęcie sprawozdań oznacza akceptację dotychczasowej ich pracy. Odrzucenie sprawozdań oznacza wotum nieufności dla władzy i zazwyczaj ich odwołanie i konieczność przedterminowych wyborów.

Na walnym zebraniu sprawozdawczo-wyborczym wybiera się ponadto skład komisji rewizyjnej i zarządu. We wzorcowym statucie OSP przyjęto, że walne zebranie nie decyduje o tym, kto z wybranych członków władz stowarzyszenia będzie pełnić określone funkcje. Zarząd i komisja rewizyjna decydują o tym na swych pierwszych posiedzeniach. W pierwszej kolejności wybierają prezesa OSP i przewodniczącego komisji rewizyjnej, którzy będą ich pracą kierować i koordynować działania poszczególnych członków, po czym następuje dalszy podział funkcji. Taki sposób wybierania zarządu i komisji rewizyjnej ma tę zaletę, że zarząd w trakcie kadencji może wprowadzić zmiany w podziale funkcji, bez konieczności zwoływania nadzwyczajnego walnego zebrania. Jest to istotne, gdyż niektórym członkom OSP jest trudno określić, czy będą mogli pracować intensywnie przez całą kadencję, czy też obowiązki rodzinne czy zawodowe mogą im to uniemożliwić. Zmiany funkcji w trakcie kadencji nie powinny być odczytywane jako jakiś dyshonor. Każdy z ochotników ma także inne obowiązki i poświęca na działalność w OSP tylko tyle czasu, ile może. Konieczne jest tylko otwarte postawienie sprawy, a nie znikanie z OSP na długie tygodnie lub miesiące.

To może Franek?

Często, niestety, wybór członków kolegialnych władz stowarzyszenia odbywa się w znany chyba wszystkim sposób. Ustępujące władze zgłaszają (lub nie) swoich kandydatów. Mają do tego pełne prawo. Następnie zgłaszane są (lub nie) propozycje z sali. I tu wyłania się problem. Nastaje głucha cisza, aż najodważniejszy uczestnik wstaje z miejsca i mówi „To może Franek?!”. Cisza trwa nadal. Przewodniczący pyta: „Franek, zgadzasz się?”. Wywołany Franek wstaje i z pewnym ociąganiem się (bo tak wypada) stwierdza: „Tak, mogę…”. Wszyscy biją brawo i Franek już jest na liście wyborczej. Następnie wstaje znów Franek albo ktoś siedzący blisko niego i mówi: „No to może Antek?!”. Trzeba się zrewanżować, bo Antek to ten, co podał kandydaturę Franka. Antek już bez wezwania wstaje i stwierdza: „Tak, mogę…”. I tak dalej, aż przewodniczący zakończy przyjmowanie zgłoszeń.

Wszyscy są zadowoleni, że zebranie biegnie tak sprawnie i szybko. Wszyscy szykują się do wybierania. Tego podkreślić, tego skreślić. Tego lubię to krzyżyk przy nazwisku. Tego nie lubię to go skreślam. I już. Nie ma znaczenia, czy kandydaci sprostają nowym zadaniom. I już mamy nowy zarząd. I już mamy nową komisję rewizyjną. I mało kto zastanawia się, po co ten zarząd, po co ta komisja rewizyjna. Nikt nawet nie pyta, czy kandydaci wiedzieli, co robi zarząd czy komisja rewizyjna, poza tym oczywiście, że rządzi i przeszkadza druhom w ich ratowniczych zapędach.

Oczywiście przejaskrawiam ten problem, ale – niestety – zbyt często zdarzają się takie głosowania, jak przedstawione wyżej. A później narzekania, że zarząd czy komisja rewizyjna źle pracują, że wybraliśmy ludzi nieodpowiednich, bo im chodziło tylko o gwiazdki na kołnierzu munduru.  Ale wybraliśmy ich my sami na walnym zebraniu, gdzie wszyscy mają głos nie tylko w głosowaniu, ale także możliwość zapytania kandydata o to, czy wie, po co jest zarząd albo komisja rewizyjna, jaka jest ich rola, jakie są ich obowiązki i odpowiedzialność. A także o to, jaką rolę chciałby kandydat w nich pełnić. I przez kilka lat – do następnego walnego zebrania wyborczego – wszyscy ponoszą konsekwencje takich decyzji.

Protokół z przebiegu walnych zebrań

Przebieg walnych zebrań można usprawnić przez opracowanie i uchwalenie regulaminu walnego zebrania, uwzględniającego jego charakter, obowiązujące wytyczne prawne i pewne ustalenia lokalne, np. sposób przeprowadzania głosowania. Raz uchwalony regulamin można stosować (jeśli nie ma sprzeciwu) na kolejnych zebraniach. Korzystne też jest dokładne określenie zakresu czynności powoływanych komisji, co budzi nieraz pewne kontrowersje.

Nie można też zapomnieć o tym, że po każdym zebraniu należy sporządzić z niego protokół. Tworzy go na podstawie swoich notatek protokolant zebrania. Protokół podpisuje protokolant i wybrany przewodniczący zebrania. W celu ułatwienia czynności sprawozdawczych władze Związku OSP RP opracowały wzory protokołów i ich załączników. Można je znaleźć na przykład na stronie Zarządu Głównego. Są to druki wzorcowe i można je zmieniać, o ile lokalne warunki tego wymagają. Jest ich dość dużo, ale obejmują cały zakres tematyczny walnych zebrań.