Poniższa informacja ma na celu przedstawienie władzom OSP (zarządy, komisje rewizyjne, walne zebrania członków) sposobów podejmowania działań statutowych, w okresie stanu epidemii, w sposób odmienny od tradycyjnych (posiedzenia odbywanie w postaci fizycznej obecności). Umożliwia to wykonywanie tych obowiązków sprawie, skutecznie, w sposób przejrzysty, przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa epidemiologicznego.

W informacji pod pojęciem posiedzenia rozumie się także walne zebranie członków OSP. Jednocześnie należy wskazać, aby dokonywać analizy po-niższej informacji na gruncie postanowień statutu konkretnej OSP. Informacja była przygotowywana przy przyjęciu najczęściej spotykanych zapisów statutów OSP. Poszczególne statuty OSP mogą zawierać specyficzne zapisy, które mogą wymusić zmianę podanej poniżej informacji.

I. Podejmowanie uchwał poza posiedzeniami władz OSP.
Zgodnie z art. 10 ust. 1a ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (tekst jednolity: Dz. U. z 2019 r. poz. 713 ze zm.), jeżeli członkowie władzy stowarzyszenia wyrazili na to zgodę w formie dokumentowej, głosowanie poza posiedzeniami władz stowarzyszenia może odbywać się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
Taki sposób umożliwia podejmowanie uchwał przez władze OSP bez odbywania samego posiedzenia. O tym, czy w ten sposób można podjąć uchwały decydują sami członkowie władzy OSP (np. wszyscy członkowie zwyczajni w przypadku podejmowania uchwał przez walne zebranie członków) wyrażając na taką formę zgodę. Brak zgody któregokolwiek z członków władzy uniemożliwia taką formę podjęcia uchwał. Wtedy możliwy jest sposób opisany w pkt II.
Należy zwrócić uwagę, iż w przywołanym przepisie zastosowano sformułowanie „poza posiedzeniami”, a więc obowiązek uzyskania zgód członków władz stowarzyszenia wyrażonych w formie dokumentowej dotyczy jedynie głosowania władz stowarzyszenia, które odbywa się poza posiedzeniem.
Przechodząc do analizy sformułowania „forma dokumentowa” należy odwołać się do art. 772 k.c. w zw. z art. 773 k.c. Zgodnie z przywołanymi przepisami do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
Forma dokumentowa to uproszczona postać formy pisemnej. Dla zachowania formy dokumentowej wymagane jest:

  • możliwość ustalenia osoby, która złożyła oświadczenie woli w formie dokumentowej,
  • oświadczenie woli znajduje się na nośniku informacji pozwalającym na za-poznanie się z treścią złożonego oświadczenia.

W praktyce możemy mówić o złożeniu oświadczenia woli:

  • ustnie, a rozmowa jest nagrywane i zapisana z możliwością jej odtworzenia,
  • elektronicznie np. mail, wiadomość na portalu społecznościowym itp.
  • innego rodzaju rozwiązania np. sms, nagranie na pocztę głosową.

Należy pamiętać, iż złożenie oświadczenia woli w formie dokumentowej nie wymaga własnoręcznego podpisu, wystarczy jedynie możliwość ustalenia personaliów osoby składającej oświadczenie woli.
Podsumowując w przypadku chęci głosowania przez władze stowarzyszenia poza posiedzeniem władz stowarzyszenia w formie elektronicznej należy uzyskać zgodzę członków władzy w formie dokumentowej. Podmiot organizujący głosowanie (np. prezes zarządu w przypadku głosowania przez członków zarządu OSP; zarząd w przypadku głosowania przez członków OSP uprawnionych do udziału w walnym zebraniu członków) powinien zgody te odpowiednio zarchiwizować. W przypadku pism, maili, wpisów za pośrednictwem komunikatorów nie powinno nastręczać to trudności.

II. Posiedzenia władz OSP w sposób zdalny.
Zgodnie z art. 10 ust. 1b-c ustawy Prawo o stowarzyszeniach możliwość udziału w posiedzeniu władz stowarzyszenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest wskazana w zawiadomieniu o tym zebraniu, zawierającym dokładny opis sposobu uczestnictwa i wykonywania prawa głosu. Decyzję o odbyciu posiedzenia w trybie zdalnym podejmuje podmiot uprawniony do zwołania tego posiedzenia.
Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach na po-siedzeniach władzy stowarzyszenia odbywa się przy zapewnieniu co najmniej:

  • transmisji obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym;
  • dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, w ramach której członek władzy stowarzyszenia może wypowiadać się w toku obrad;
  • wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku posiedzenia.

Odnosząc się do powyższego przepisu, np. zarząd OSP podejmuje uchwałę o zwołaniu walnego zebrania członków w trybie art. 10 ust. 1b ustawy Prawo o stowarzyszeniach. W zawiadomieniu o zebraniu należy określić szczegółowe zasady i formę uczestnictwa w posiedzeniu oraz sposób wykonywania prawa głosu.
Art. 10 ust. 1c pkt 3 dozwala na wykonywanie prawa głosu zarówno w toku posiedzenia jak i przed nim. W kwestii wykonywania prawa głosu przed po-siedzeniem mogą pojawić się poważne problemy praktyczne. Zaleca się głosować w trakcie posiedzenia, gdyż w trakcie posiedzenie może dojść do zmiany projektu uchwały. Taki przypadek może powodować ryzyko nie-ważności podjętej uchwały. Tego typu groźba nie będzie istniała w przypadku uchwał, których treść projektu na pewno nie zmieni się w trakcie posiedzenia np. uchwała w sprawie udzielenia absolutorium dla członków zarządu (przebieg posiedzenia może jednak mieć wpływ na potencjalną zmianę decyzji co do głosowania w przypadku, gdy członek OSP zagłosował przed walnym).
Warto również określić zakres pojęcia „komunikacji elektronicznej” jako środka umożliwiającego oddanie głosu. Pod pojęciem komunikacji elektronicznej należy upatrywać przede wszystkim komunikacji za pośrednictwem komputera, jednakże nie jest to jedyna możliwa forma. Rozmowa telefoniczna jak i wiadomość sms, komunikatory typu WhatsApp, Viber itp. również mieszczą się w zakresie komunikacji elektronicznej. Należy jednak pamiętać, iż oddanie głosu w rozmowie telefonicznej jest najmniej zalecaną formą. Jest to forma najmniej pewna, gdyż w przypadku wątpliwości nie można odtworzyć jej treści (pomijając rozmowy nagrywane). Ze względu na powyższe za-leca się korzystanie z innych form komunikacji elektronicznej w przypadku głosowania. Środek w postaci rozmowy telefonicznej powinien być wykorzystywany przez osoby, które nie mają dostępu do komputera, nie posługują się wiadomościami tekstowymi lub w innych wyjątkowych przypadkach. Po przeprowadzonej rozmowie powinien zostać spisany stosowny protokół, który potwierdzi jej treść. Wskazane jest także, by osoba, która w imieniu władzy OSP będzie liczyła (odbierała) głosy oddane telefonicznie, wybrana została spośród osób posiadających największe zaufanie wśród członków OSP.

III. Techniczne możliwości przeprowadzenia posiedzenia władz OSP w sposób zdalny.
Wychodząc naprzeciw potrzebom OSP Związek Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej udostępnia OSP możliwość skorzystania z narzędzi informatycznych, które pozwalają na przeprowadzenie posiedzeń władz w trybie zdalnym.
Związek rekomenduje do przeprowadzenia zebrań z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej aplikację Google Meet. Na mocy porozumienia między Związkiem a Google aplikacja dla naszej organizacji i jej członków jest bezpłatna.
W celu odpowiedniego przygotowania się do ewentualnego odbywania ze-brań w trybie zdalnym powołani zostali koordynatorzy wojewódzcy prze-szkoleni w zakresie organizacji spotkań w tym trybie. Google Meet zapewnia możliwość komunikowania się w czasie rzeczywistym dzięki rozmowom wideo. Do spotkania można dołączyć uruchamiając otrzymany od organizatora spotkania link lub numer telefonu. Do tego nie-zbędne jest urządzenie posiadające dostęp do internetu, kamerę, głośnik i mikrofon.,
Zachęcamy do korzystania z narzędzi Google MEET, jako alternatywnej formy realizacji zebrań i posiedzeń zarządów OSP lub oddziałów Związku OSP RP.
Więcej informacji o zakładaniu spotkań i dołączania do nich znajduje się pod linkiem: http://www.zosprp.pl/?q=content/google-meet