Statut Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej przewiduje możliwość powołania w skład Zarządu Głównego, zarządu oddziału wojewódzkiego/oddziału powiatowego/oddziału gminnego Związku przedstawicieli organizacji, stowarzyszeń lub innych instytucji współpracujących ze Związkiem w liczbie nieprzekraczającej 1/5 liczby przedstawicieli do danego zarządu. Kompetencja ta została przyznana Zjazdowi Krajowemu i odpowiednio zjazdom oddziałów Związku (§ 20 pkt 3, § 38 ust. 3, § 51 ust. 3, § 62 ust. 3 statutu Związku).
O tym, czy dana organizacja, stowarzyszenie lub instytucja współpracuje ze Związkiem i może wskazywać przedstawicieli do składu zarządów oddziałów decydują organy statutowe Związku (w sposób decydujący zaś Zjazd Krajowy i zjazdy oddziałów).
Powołanie konkretnej osoby w skład zarządu oddziału Związku wymaga rekomendacji ze strony podmiotu, który współpracuje ze Związkiem (np. szkoła, jednostka Państwowej Straży Pożarnej, gmina, bank spółdzielczy), przy czym osoba ta nie może być rekomendowana (proponowana) przez członka Związku (tj. OSP), albo przez organy statutowe Związku (np. zarząd oddziału gminnego), albo też przez delegatów na zjazd. Skoro osoba ta ma być przedstawicielem organizacji współpracującej ze Związkiem w zarządzie oddziału Związku, to tym samym musi być zaproponowana przez tę organizację.
ZOSP RP nie ingeruje w to, w jaki sposób dana osoba została wybrana jako przedstawiciel organizacji, stowarzyszenia lub innych instytucji współpracujących ze Związkiem. Personalne wytypowanie osoby jako przedstawiciela pozostaje sprawą wewnętrzną danej instytucji.
Wskazane jest by zgłoszenie przedstawiciela organizacji współpracującej ze Związkiem do zarządu oddziału Związku było pisemne. Jeżeli nie jest, to powinno być ustne i zaprotokołowane do protokołu przebiegu zjazdu. Rekomendacji danej osobie udziela osoba uprawniona do reprezentacji danej organizacji (np. wójt, dyrektor szkoły, prezes banku spółdzielczego).
Zapis statutu, iż wybór przedstawicieli organizacji, stowarzyszeń lub innych instytucji współpracujących ze Związkiem może się dokonać w liczbie nieprzekraczającej 1/5 liczby przedstawicieli wskazuje, iż w sytuacji, gdy 1/5 liczby przedstawicieli nie jest liczbą całkowitą to możliwe jest jedynie zaokrąglanie jej w dół, a nie w górę, ponieważ zaokrąglenie w górę powoduje przekroczenie granicy, a tym samym naruszenie statutu.
W następnej kolejności trzeba wskazać organ do którego należy kierować wniosek. Na przykładzie oddziału gminnego, a zgodnie z § 62 ust. 2 zd. 2 statutu Związku, postanowienia § 20 pkt 3 i § 22 ust. 3- 5 stosuje się odpowiednio. Na podstawie § 20 pkt 3 statutu Zjazd Krajowy powołuje w skład Zarządu Głównego przedstawicieli współpracujących ze Związkiem. Odpowiednio stosując przytoczony zapis należy stwierdzić, iż to zjazd oddziału gminnego powołuje w skład zarządu oddziału gminnego przedstawicieli współpracujących ze Związkiem. W związku z powyższym wnioski dotyczące powołania w skład zarządu oddziału przedstawicieli organizacji współpracujących ze Związkiem w przypadku zarządu gminnego powinny być kierowane do zjazdu oddziału gminnego.
Dodatkowo należy rozwiać wszelkie wątpliwości pojawiające się w związku z poruszoną tematyką. Osoba powołana w trybie § 62 ust. 2 w zw. z § 20 pkt 3 statutu Związku, nie może być członkiem komisji rewizyjnej oddziału gminnego. Zgodnie z § 60 pkt 4 statutu Związku do kompetencji zjazdu oddziału gminnego należy określenie liczby członków komisji rewizyjnej oddziału gminnego oraz jej wybór spośród delegatów (członków zwyczajnych Związku) na zjazd oddziału gminnego. Przedstawiciele organizacji współpracujących ze Związkiem nie są delegatami. Przepis wyraźnie stanowi, iż członkowie komisji rewizyjnej wybierani są tylko spośród delegatów.
Osoba wybrana w taki sposób nie może również zostać wybrana jako delegat na zjazd oddziału powiatowego ze względu na treść § 60 pkt 5 statutu Związku. Przytoczony zapis jednoznacznie stanowi, że do kompetencji zjazdu oddziału gminnego należy wybór delegatów na zjazd oddziału powiatowego spośród delegatów (członków zwyczajnych Związku) na zjazd oddziału gminnego w liczbie określonej uchwałą zarządu oddziału powiatowego.
Powyższą wykładnie stosuje się analogicznie w przypadku oddziałów powiatowych i wojewódzkich Związku.
Możliwość powołania w skład zarządów oddziałów Związku przedstawicieli organizacji, stowarzyszeń lub innych instytucji współpracujących ze Związkiem w liczbie nieprzekraczającej 1/5 liczby jest tylko uprawnieniem zjazdów oddziałów, a nie jest obowiązkiem. Prawo to może zostać wykorzystane, jednakże nie musi. Ostateczne decyzje podejmuje właściwy zjazd oddziału ZOSP RP.